Проект 1. Часть 1. Этапы проекта

 

Автор:  Александр Поляков

 

1.Графы затрат.Вводная часть 2.Графы затрат. Центры затрат   

   

В данном цикле статей мы рассмотрим пример выполнения небольшого типового проекта, результатом которого является разработка и настройка в автоматизированной системе модели предприятия в виде многослойного Графа затрат. Для этой цели воспользуемся разработанным в рамках проекта «Графы затрат» модулем «ЕК-Затраты» (далее – Модуль), который представляет собой инструмент для построения моделей в виде Графов затрат и решения с их помощью различных прикладных задач.

Читателям не следует особо обращать внимание на то, что данный инструмент моделирования разработан на платформе 1С как специальная подсистема (модуль), присоединенная к базе данных 1С Бухгалтерия для получения из нее первичных учетных данных. Подобный инструмент моделирования можно разработать для автоматизированной учетной системы любого производителя, главное – понимать принципы работы с Графами затрат. Просто у участников проекта «Графы затрат» была возможность разработать данный инструмент на платформе 1С - и они это сделали. Была бы возможность реализовать данный инструмент в другой среде, его функциональность была бы обеспечена в тех же объемах. Никаких принципиальных ограничений на возможность разработки подобного инструмента в автоматизированной системе любого другого производителя не существует, также как не существует никаких причин связывать теорию и практику применения Графов затрат исключительно с продуктами на платформе 1С. Данная методология инварианта к используемым автоматизированным системам. 

Для начала, дадим краткую характеристику основным этапам типового проекта, связанного с настройкой Графа затрат в автоматизированной системе учета. Типовой проект, как правило, включает в себя три основных этапа.

 

Этап 1. Создание прототипа Графа затрат

Первый этап проекта включает в себя работы, связанные с изучением Исполнителем действующей на предприятии (предприятиях) Заказчика системы учета затрат. Результатом работ, выполняемых на первом этапе проекта, как правило, является построение действующего прототипа Графа затрат предприятия, который:

  • работает с объемом данных, сопоставимым с реальным рабочим объемом данных. Для распределения затрат используются данные из действующей системы учета затрат Заказчика
  • демонстрирует Заказчику принципиальную возможность решения поставленной задачи в конце полного объема работ по проекту
  • позволяет будущим ключевым пользователям Графа затрат «почувствовать» основные особенности предлагаемой технологии учета затрат
  • позволяет производить процедуры распределения затрат во всех выбранных пользователями видах учета

Другими словами, на первом этапе проекта, представляющем собой, по существу, этап обследования учетных процессов на предприятии, сразу(!) создается действующий прототип будущей модели предприятия в виде Графа затрат, т.е. по результатам обследования Заказчику сразу предлагается увидеть и «потрогать руками» будущий результат выполнения всего проекта, конечно, выполненный только в первом приближении.  

Такой подход к выполнению работ первого этапа позволяет представить Заказчику не только «традиционный» отчет о результатах обследования учетных процессов предприятия (в принципе, в нем уже нет особой необходимости), но и передать Заказчику действующую модель предприятия, с которой уже можно начать работать ключевым пользователям Графа затрат. Смысл всех последующих этапов проекта сводится к выполнению работ по уточнению и развитию полученного на первом этапе прототипа Графа затрат, а также – по его документированию.

 

Наличие действующего прототипа Графа затрат позволяет уже на первом этапе проекта начать, на его основе, обучение ключевых пользователей работе с функционалом Модуля, что существенно облегчает процесс изучения методологии решения задач с помощью Графов затрат, а также резко повышает вероятность успешного выполнения проекта.

 

Начиная с этого момента, все последующие уточнения и изменения Графа затрат производятся в прототипе Графа затрат совместно специалистами Исполнителя и Заказчика. Можно сказать, что подобный подход к проектированию Графа затрат позволяет общими усилиями «выращивать» из прототипа Графа затрат будущую актуальную модель предприятия, непрерывно контролируя процесс ее развития как со стороны Исполнителя, так и со стороны Заказчика.

Опыт показывает, что разумная трудоемкость данного этапа составляет в среднем два-четыре человеко-месяца для предприятий среднего бизнеса. Это означает, что два специалиста, хорошо владеющих данной технологией, за один-два месяца работы вполне могут провести обследование учетных процессов предприятия, связанных с расчетом себестоимости и создать на основе полученной информации действующий прототип многослойного Графа затрат предприятия.

Этап 2. Разработка «Методических рекомендаций по настройке Графа затрат в автоматизированной системе Заказчика»

На втором этапе проекта разрабатывается внутренний нормативный документ Заказчика – «Методические рекомендации по настройке Графа затрат в автоматизированной системе Заказчика» (далее – Методические рекомендации).

Данный документ выполняет роль внутреннего стандарта предприятия по разделу «Учет затрат. Расчет себестоимости». Методические рекомендации содержат подробное описание всех объектов модели предприятия в виде Графа затрат:

  • количество и назначение видов учета затрат
  • множество центров затрат
  • алгоритмы схем распределения затрат
  • множество элементов затрат и правила их получения из бухгалтерской базы данных
  • множество статей затрат
  • значения весовых коэффициентов
  • и т.п.

Кроме того, в Методических рекомендациях утверждаются правила получения первичных учетных данных из учетных систем Заказчика (в случае наличия у Заказчика нескольких учетных систем, а также различных систем производственного учета).

В зависимости от сложности применяемых алгоритмов схем распределения затрат и правил получения первичных учетных данных, а также требований к их документальному оформлению, оценочная трудоемкость данного этапа обычно составляет три-четыре человеко-месяца.

Полученные на данном этапе проекта Методические рекомендации являются, по-существу, требованиями к окончательной доработке прототипа Графа затрат до полностью актуальной его версии. Как правило, разработанный на данном этапе документ включается в комплекс нормативных документов, формирующих учетную политику предприятия для целей бухгалтерского учета, налогового учета и управленческого учета.

Этап 3. Настройка Графа затрат в соответствии с требованиями «Методических рекомендаций по настройке Графа затрат в автоматизированной системе Заказчика»

На третьем этапе проекта, на основании положений Методических рекомендаций, специалистами Исполнителя и Заказчика производится окончательная настройка Графа затрат в автоматизированной системе Заказчика, после чего Граф затрат передается в эксплуатацию (опытную или промышленную) Заказчику.

На данном этапе также производится окончательное обучение ключевых пользователей Заказчика работе с функционалом Модуля, а также особенностям работ, выполняемых на этапе дальнейшего сопровождения модели предприятия в виде Графа затрат.

Трудоемкость выполнения работ данного этапа проекта полностью определяется результатами выполнения работ на двух предыдущих этапах и зависит от качества разработанных нормативных документов, а также от результатов, достигнутых Исполнителем и Заказчиком в части формирования и обучения команды специалистов Заказчика, в обязанности которых входит работа с моделью предприятия в виде Графа затрат.

Выводы:

Таким образом, в результате выполнения полного комплекса работ по проекту Заказчик получает модель предприятия в виде Графа затрат, позволяющую:

  • производить распределение фактических затрат («закрытие» затрат) в бухгалтерском учете
  • производить распределение фактических налоговых расходов в налоговом учете (в части налога на прибыль)
  • производить распределение фактических или «прогнозных» затрат в соответствующих видах управленческого учета
  • производить факторный анализ себестоимости продукции, работ и услуг
  • и т.п.

В последующих частях статьи мы подробно обсудим особенности выполнения работ на каждом из этапов типового проекта по созданию Графа затрат. 

 

к части 2...